När man ägnar tid åt att arkivera håller man ordning och ordning är något som ska hållas – inte något man gör.
Överblick ger extra resurser
I praktiken betyder det att om bohaget har fasta platser slipper man ”flytta högarna” när man röjer upp – något som många kan nicka instämmande åt.
Om allt har sin fasta plats håller man alltid ordning och väntar inte tills högarna svajar hotande.
Om allt har sin fasta plats håller man ordning och reda i vardagen och slipper med andra ord röja upp!
Det låter ju lockande, så låt oss titta på vad som krävs för att vi ska hålla ordning och reda.
Arkivering på kort eller lång sikt?
För de flesta betyder arkivering något med metallådor och hängmappar och kanske även några pärmar i bokhyllan.
På vårt företag, som har utvecklat och tänkt på arkiveringsprodukter i mer än 40 år, är arkivering mycket mer nyanserad.
Vi hos Hamelin tänker på korttidsarkivering, långtidsarkivering, arkivering på resande fot, arkivering på jobbet, arkivering hemma, arkivering av några få dokument och arkivering av stora mängder dokument, t.ex. på en ekonomiavdelning i samband med ett årsskifte.
Korttidsarkivering används för de dokument du jobbar med varje dag eller flera gånger i veckan.
I praktiken kan det vara t.ex. en projektmapp som Elba Optimum. Elba Optimum är mappar av hög, kraftig kvalitet. Förutom att vara en mapp som alla andra är Optimum försedd med några markanta innovativa funktioner som gör att den gör mer än bara skyddar dina dokument. Mappens utsida är tryckt med grått som tonas ut. Fördelen med det är att mappen har ett ljusare område i det övre högra hörnet, så att dokumentet i mappen syns en aning samtidigt som färgen döljer resten, vilket betyder att de andra mötesdeltagarna inte kan läsa ”över axeln på dig” när mappen ligger på bordet. Dessutom gör ytbeläggningen att du kan skriva på mappen. Du kan ange prioritering, deadline, beteckning och status för ärendet. Den medföljande pennan möjliggör dessutom återanvändning. Texten kan suddas ut, så att mappen kan användas om och om igen.
Långtidsarkivering används för de dokument du jobbar med regelbundet, men som inte behöver finnas inom räckhåll på skrivbordet.
Inom arkivering på jobbet är hängmappar mycket populära. Hängmappar är praktiska, ger bra överblick och kräver varken hålning eller särskilda pappersformat. Vissa har dem i skrivbordslådan, men många har dem i stora metallskåp som även skyddar mot brand. Vissa hängmappar kan hakas ihop med varandra, vilket förhindrar att papper faller ner mellan hängmapparna och försvinner för evigt. Hängmapparna kan dessutom vändas ut och in och förslutas. Därmed är de lätta att ta under armen om man har ett möte på annan plats.
Om man hellre vill ha med mötespappren i ett vanligt omslag, men ändå vill ha dem under kontroll, kan man använda Elba Clip’n go som rymmer även stora pappersmängder.
Andra innovative produkter för förvaring av papper är t.ex. Elba Corner Lock och Elba Hawaii projektmappar med gummiband i hörnen, så att pappren stannar kvar där de ska vara.
Plats för allt
Om den synliga röran ska röjas undan finns det massor av möjligheter att anpassa sina arkiveringslösningar – förutsatt att man känner till vilka möjligheter som finns. Ta dig tid att gå på jakt hos en välsorterad kontorsleverantör eller i en bokhandel, så att även du är redo att få ordning på allt.
