Når man bruker tid på å arkivere, holder man orden, og orden er noe som skal holdes – ikke noe man gjør.
Oversikt gir overskudd
I praksis betyr det at hvis alt har en fast plass, så ender man ikke opp med å flytte rundt på hauger og bunker når man rydder – en situasjon mange vil nikke gjenkjennende til.
Hvis alt har en fast plass, holder man fortløpende orden – man venter ikke til bunkene svaier faretruende.
Hvis alt har en fast plass, holder man orden i hverdagen og dermed slipper man å rydde!
Det lyder jo besnærende, så la oss se nærmere på hva som skal til for å holde orden.
Arkivering på kort eller lang sikt?
For de aller fleste er arkivering noe som handler om metallskuffer og hengemapper og kanskje noen mapper i hyllen.
I vår virksomhet, hvor vi har utviklet og tenkt i arkiveringsprodukter i over 40 år, er arkivering mye mer nyansert.
Bantex tenker i korttidsarkivering, langtidsarkivering, arkivering på farten, profesjonell arkivering, privat arkivering, arkivering av få dokumenter og arkivering av store dokumentmengder, f.eks. i en regnskapsavdeling ved årsskifte.
Korttidsarkivering gjelder papirene du arbeider med daglig eller flere ganger i uken.
I praksis vil det f.eks. være et prosjektaktomslag som Elba Optimum. Elba Optimum er et aktomslag i god, kraftig kvalitet. I tillegg til at Optimum er et aktomslag som alle andre, har det noen klare innovative funksjoner som gjør at det kan mer enn bare å beskytte dokumentene dine. Aktomslaget er blant annet trykket i en grå farge som tones ut i det øverste høyre hjørnet. Dette lysere området gjør at du kan ane dokumentet inni, samtidig som fargen gir mulighet for diskresjon. De øvrige møtedeltakerne ikke kan lese over skulderen din når aktomslaget ligger på bordet. Dessuten er det mulig å skrive på omslagets overflate. Du kan angi prioritering, tidsfrist, tittel og en kort status om saken. Den medfølgende pennen gir dessuten mulighet for gjenbruk – teksten kan slettes, og aktomslaget kan brukes flere ganger.
Langtidsarkivering gjelder papirene du arbeider med jevnlig, men ikke trenger å ha for hånden på selve skrivebordet.
Innenfor profesjonell arkivering er hengemapper svært populært. Hengemapper er praktiske, gir god oversikt og krever verken hulling eller faste formater på papirene. Noen har dem i skrivebordskuffen, men mange har dem også i store metallskap som samtidig beskytter mot brann. Noen hengemapper kan hektes sammen slik at du unngår at papirer faller ned mellom hengemappene for aldri å dukke opp igjen. Disse hengemappene har en ekstra funksjon som gjør at du kan hekte dem sammen hvis du bøyer dem rundt i motsatt retning. Da er det lett å ta dem med under armen hvis du skal ut på et møte.
Hvis du heller vil ta med møtepapirene i et mer tradisjonelt omslag og fortsatt ha papirene under kontroll, kan du bruke Elba Clip’n go, også til store mengder papir.
Eksempler på andre innovative produkter til oppbevaring av papir er Elba Corner Lock og Elba Hawaii-arkivmapper med hjørnestrikk som gjør at papirene holder seg der de skal.
Plass til alt
Hvis det ytre rotet skal ryddes av veien, er det altså masser av tilpasningsbare arkiveringsmuligheter. Det gjelder bare å kjenne til dem som finnes! Så ta deg tid til å gå på jakt i et velassortert kontorartikkelutsalg eller en bokhandel, så du også er klar til å få orden på sakene.
